Collaborateurs pilotés depuis un espace du groupe
Filiales connectées à la DRH du groupe
Calculé automatiquement sur période décalée
De pilotage commun
À propos du groupe
Dans un groupe composé de filiales juridiquement indépendantes, harmoniser les pratiques RH et piloter les obligations sociales à l’échelle est un défi structurel. Notre solution a permis de déployer un socle commun sur les 30 entités, de supprimer les remontées manuelles et d’offrir à la DRH groupe une visibilité immédiate et fiable afin d’assurer un pilotage RH multi-entités.
Profil client
Secteur d’activité
Services aux entreprises – expertise RH et obligations sociales
Effectif
+ de 5 000 collaborateurs
Structure
30 filiales juridiquement indépendantes
Interlocuteur
DRH groupe + 30 équipes RH locales (une par filiale)
Enjeux principaux
Index EgaPro, BDESE, Consolidation groupe et harmonisation des pratiques
Contexte et situation initiale
Dans un groupe composé de 30 entités juridiquement indépendantes, organisées en filiales, les équipes RH du siège consacraient un temps considérable à collecter, consolider et fiabiliser les données sociales provenant de l’ensemble des structures.
La problématique principale n’était pas tant de réconcilier des données issues d’outils différents, mais surtout :
D’équiper l’ensemble des filiales avec un outil commun, en remplacement de pratiques hétérogènes (Excel, accompagnement externe)
D’harmoniser les pratiques RH et le traitement des obligations légales entre entités
D’obtenir une visibilité groupe fiable et immédiate, sans dépendre des remontées locales
De supprimer les consolidations manuelles chronophages et sources d’erreur
Le groupe manquait donc d’un pilotage structuré : pas de consolidation globale, pas de standardisation des process, pas de visibilité sur l’avancement réel des obligations sociales à l’échelle de l’ensemble des filiales.
Pourquoi QuickMS a été choisi pour un pilotage RH multi-entités ?
Plusieurs entités du groupe utilisaient déjà notre outil individuellement pour leurs obligations sociales.
Face aux enjeux de mutualisation, d’harmonisation et de rationalisation budgétaire, la direction RH a décidé de déployer un pilotage RH multi-entités avec QuickMS pour couvrir l’ensemble des filiales, dans le cadre d’un abonnement groupe.
Les critères de choix déterminants
- Capacité à gérer 30 entités indépendantes depuis un compte groupe central
- Fonctionnement en mode filiale avec préservation de l’autonomie locale
- Consolidation automatique sans ressaisie
- Couverture complète des obligations sociales : Index EgaPro, BDESE, reportings RH
- Accompagnement structuré adapté au déploiement multi-entités
- Rationalisation budgétaire via un contrat groupe unique
Avant / après QuickMS dans le pilotage RH multi-filiales
Avant la solution | Avec la solution |
|---|---|
Chaque filiale gérait ses obligations sociales de son côté, avec des méthodes disparates — souvent via Excel ou un prestataire externe. Aucune standardisation. | Un socle commun déployé sur l’ensemble des 30 filiales : mêmes outils, mêmes process, même niveau d’exigence. |
La DRH groupe ne disposait d’aucune visibilité consolidée en temps réel. Chaque remontée d’information était une opération manuelle, longue et sujette aux oublis. | Tableau de bord groupe accessible en permanence, avec drill-down jusqu’à l’entité, l’établissement ou le département. |
L’Index égalité professionnelle était calculé localement et de façon hétérogène, sans possibilité de comparaison fiable entre filiales. | Index calculé automatiquement sur une période décalée (1er avril – 31 mars) pour chaque filiale et au niveau groupe, avec historique et simulation. |
Les DSN étaient déposées selon les pratiques de chaque entité, sans processus centralisé ni sécurisé. | Un SFTP dédié fluidifie et sécurise le dépôt des DSN pour l’ensemble des filiales, depuis un point d’entrée unique. |
La BDESE était construite à la main, entité par entité, sans cohérence ni traçabilité au niveau groupe. | BDESE alimentée en continu par filiale, avec vue consolidée groupe disponible à tout moment pour la DRH. |
Organisation et mise en place du pilotage RH multi-entités
Fonctionnement du pilotage RH en mode filiale / multi-entités de QuickMS
Notre outil a été structuré avec un compte groupe central piloté par la DRH siège, et 30 sous-comptes indépendants, un par filiale. Chaque entité conserve son autonomie de gestion : utilisateurs, périmètres, structures internes et production locale.
La DRH groupe dispose quant à elle d’une vision consolidée de l’ensemble du groupe, d’un accès à toutes les entités et d’une capacité de reporting transverse.
Granularité de pilotage RH multi-entités
Les données peuvent être analysées selon plusieurs niveaux : Région, Département, Société, Établissement. Chaque RH locale accède uniquement à son périmètre. La DRH groupe dispose d’une capacité de drill-down sur l’ensemble des structures, sans intervention des équipes locales.
Sécurité et cloisonnement du pilotage RH mutli-filiales
Chaque RH locale gère ses propres accès utilisateurs sans impact sur les autres filiales. Le cloisonnement des droits garantit la confidentialité des données entre entités tout en permettant la consolidation groupe.
Accompagnement déployé
Le déploiement du pilotage RH multi-entités s’est déroulé en deux phases :
- Phase 1 — Mise en place rapide du module Index, sujet prioritaire du groupe
- Phase 2 — Formation au reste de la plateforme (BDESE, reportings, tableaux de bord)
Le dispositif d’accompagnement combinait webinars collectifs pour les 30 équipes RH des filiales, sessions globales organisées par le groupe, et points individuels avec nos consultants en complément.
Les fonctionnalités mobilisées pour un pilotage RH multi-entités :
- Gestion multi-entités / mode filiale : Un compte groupe central pour la DRH, 30 sous-comptes indépendants pour chaque filiale. Chacune conserve son autonomie de gestion.
- Consolidation groupe automatique : Agrégation en temps réel de l’ensemble des filiales : effectifs, masse salariale, absentéisme, turnover ; pour un pilotage RH multi-entités maîtrisé.
- Drill-down multi-niveaux : Navigation du niveau groupe jusqu’à l’établissement ou le département, sans reconstruire de fichier.
- Index égalité professionnelle : Calcul automatisé sur période décalée (1er avril – 31 mars), par filiale et au niveau groupe, avec simulation et export déclaratif.
- BDESE multi-filiales : Une BDESE par entité, alimentée automatiquement. Vue consolidée accessible à la DRH groupe.
- Dépôt DSN via SFTP : Flux sécurisé pour le dépôt des DSN de l’ensemble des filiales, sans ressaisie ni opération manuelle.
- Gestion fine des droits utilisateurs : Chaque RH locale gère son périmètre sans impact sur les autres entités. La DRH groupe dispose d’une vision complète.
L’avis de notre client
QuickMS est un outil ergonomique et très facile d’utilisation qui nous aura permis d’éditer de nombreux indicateurs RH pour l’ensemble de notre groupe. L’équipe est également réactive et à l’écoute de nos demandes d’évolution. Je recommande.
Marion Poquet – Chargée RH
Découvrez tout ce que QuickMS peut vous apporter
Avec QuickMS, vous verrez à quel point il est simple et rapide d’automatiser la BDESE, d’élaborer l’index d’égalité H/F et de créer le bilan social individuel de vos salariés.
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