Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) encadre la collecte, le traitement et la conservation des données personnelles au sein des entreprises. Dans le domaine des Ressources Humaines, il impose un niveau d’exigence particulièrement élevé en raison de la sensibilité des données des collaborateurs.
Comment le RGPD transforme-t-il la gestion des données RH ? Quels sont les risques pour les entreprises, notamment lorsqu’elles utilisent des outils non sécurisés comme les tableurs ? Et en quoi un logiciel RH conforme au RGPD constitue-t-il une solution clé ?
RGPD et gestion des données RH : un cadre réglementaire strict
Entré en application le 25 mai 2018, le RGPD s’inscrit dans la continuité de la loi Informatique et Libertés.
Son objectif principal est de protéger les droits et libertés des personnes physiques en encadrant les traitements de données personnelles.
Dans les ressources humaines, il impose que les données des salariés soient :
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- collectées de manière transparente,
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- utilisées pour des finalités déterminées et légitimes,
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- sécurisées tout au long de leur cycle de vie,
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- accessibles uniquement aux personnes habilitées.
Pour en savoir plus, découvrez le détail du cadre RGPD de la CNIL.
Les défis de conformité RGPD pour les services RH
La mise en conformité RGPD est particulièrement complexe pour les directions RH, notamment dans les grandes entreprises.
Trois difficultés majeures se distinguent :
1. Volume de données RH
Les entreprises traitent une volumétrie importante de données personnelles (salariés, candidats, historiques, paie), ce qui augmente mécaniquement les risques de non-conformité.
2. Hétérogénéité des outils RH
Les données sont souvent dispersées entre plusieurs systèmes (SIRH, paie, Excel, ATS), rendant difficile la centralisation et la sécurisation.
3. Manque de gouvernance des données
Les équipes RH ne disposent pas toujours d’outils ou de processus structurés pour garantir :
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- la traçabilité des traitements,
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- la gestion des accès,
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- la conformité documentaire RGPD.
Droits des salariés : transparence, portabilité et droit à l’oubli
Le RGPD renforce les droits des collaborateurs sur leurs données personnelles.
Les principaux droits applicables en RH :
Le droit à la transparence
Les salariés doivent être informés clairement de l’usage de leurs données.
Le droit à la portabilité
Ils peuvent récupérer leurs données dans un format structuré et exploitable.
Le droit à l’effacement (ou droit à l’oubli)
Ils peuvent demander la suppression de leurs données sous certaines conditions légales (absence de base légale, retrait du consentement, etc.).
Les entreprises doivent donc être capables de répondre rapidement à toute demande d’accès, de rectification ou de suppression.
Risques des tableurs Excel dans la gestion RH
L’utilisation de tableurs comme Excel pour piloter les données RH représente un risque majeur de non-conformité RGPD.
Principaux risques identifiés :
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- absence de contrôle des accès utilisateurs,
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- partage non sécurisé par email ou cloud personnel,
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- difficulté de traçabilité des modifications,
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- impossibilité de prouver le consentement,
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- manque de gouvernance des données sensibles.
Conséquences possibles :
En cas de violation du RGPD, les sanctions peuvent atteindre :
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- jusqu’à 20 millions d’euros,
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- ou 4 % du chiffre d’affaires mondial.
Au-delà des sanctions financières, les entreprises s’exposent à une perte de confiance et à un impact réputationnel fort.
Les risques pour la sécurité des données personnelles avec les tableurs
Les données traitées sur tableur peuvent être partagées par e-mail, stockées sur des périphériques non sécurisés ou être accessibles par un grand nombre d’utilisateurs. Bref, elles sont utilisées de manière non sécurisée.
Attention, en cas de manquement aux obligations du RGPD, votre entreprise encourt des sanctions financières, pouvant atteindre jusqu’à 4 % de votre chiffre d’affaires mondial ou 20 millions d’euros, ainsi que des dommages et intérêts dans le cadre de poursuites judiciaires.
À cela, s’ajoute une perte de confiance des clients qui peut impacter non seulement vos ventes, mais aussi votre réputation.
Les problématiques de gestion des accès dans les tableurs
Le RGPD nécessite de mettre en place une gestion des droits d’accès afin que les données personnelles ne soient accessibles qu’aux personnes autorisées, et que le risque de fuites et de violations soit réduit.
Or, les tableurs n’offrent pas de fonctionnalité de sécurité renforcée et ne peuvent donc pas garantir la confidentialité des données.
La complexité du respect du RGPD en utilisant des tableurs dans le domaine RH
Par ailleurs, il s’avère extrêmement complexe et hasardeux de répondre aux exigences RGPD avec un tableur. Comment assurer correctement :
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- la traçabilité des données ? Vous devez pouvoir suivre les flux de données, documenter les traitements et répondre aux demandes d’accès, de rectification ou de suppression des données.
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- le consentement ? Les tableurs ne permettent pas de recueillir le consentement des personnes concernées de manière claire et explicite. Il est donc difficile de prouver que le consentement a été recueilli de manière valide.
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- ou encore le traitement des données ? Avec un tableur comme Excel, vous ne pourrez pas garantir que les données personnelles sont traitées de manière sécurisée et conforme aux principes du RGPD.
Pourquoi un logiciel RH est indispensable à la conformité RGPD ?
Face à ces limites, les logiciels RH conformes au RGPD s’imposent comme une solution essentielle pour sécuriser les données et structurer la gouvernance RH.
Ils permettent de centraliser les informations dans un environnement sécurisé, conçu pour répondre aux exigences réglementaires.
1. Les avantages des logiciels RH pour la sécurisation et le cryptage des données
Premier atout : les logiciels RH spécialisés utilisent des technologies de cryptage avancées, pour protéger les données personnelles des employés.
Ils utilisent également des protocoles de sécurité robustes, comme l’authentification multifactorielle qui renforcent la sécurité et empêchent les accès non autorisés, ou encore le reporting du journal d’audit qui permet de suivre les activités des utilisateurs et d’identifier les violations de sécurité ou les abus des données…
Ces technologies et protocoles dépassent les capacités des solutions traditionnelles comme les tableurs, qui ne sont pas conçus pour la protection des données personnelles.
2. L’efficacité des logiciels RH dans la gestion des accès et des autorisations
Par ailleurs, les logiciels dédiés aux Ressources Humaines comme QuickMS sont dotés de fonctionnalités de contrôle d’accès qui permettent de garantir que seules les personnes autorisées ont accès aux données RH. Il s’agit de fonctionnalités de contrôle d’accès basées sur les rôles, les données, les identités et les activités.
Par exemple, vous pouvez définir un rôle « RH » pour les collaborateurs du service RH. Ce rôle pourra avoir accès à toutes les données RH, y compris les données personnelles des employés.
Vous pouvez également définir une permission « Consulter » pour les données personnelles des employés ; ce qui permettra aux utilisateurs de consulter leurs données, mais pas de les modifier ou de les supprimer.
3. L’importance de l’automatisation dans le traitement des données RH pour la conformité RGPD
Autre atout de taille : l’automatisation. Elle permet non seulement de réduire le risque d’erreur humaine qui peut entraîner des violations de données personnelles, mais aussi d’améliorer la traçabilité des données, ce qui est essentiel pour répondre aux demandes d’accès, de rectification ou de suppression des données.
Enfin, elle permet aux équipes RH de se départir des tâches administratives pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. C’est notamment le cas avec le logiciel de la BDESE, rapport réglementaire particulièrement chronophage.
Avec un logiciel RH, vous améliorez la précision et l’efficacité du traitement des données et garantissez une meilleure conformité avec le RGPD.
Conclusion : vers une gestion RH sécurisée et conforme
Le RGPD impose aux entreprises une transformation profonde de la gestion des données RH.
Dans ce contexte, les logiciels RH spécialisés ne sont plus de simples outils de gestion, mais de véritables leviers de conformité et de sécurisation des données. Découvrez comment faire votre choix de logiciel BDESE par exemple.
Ils garantissent :
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- la protection des données personnelles,
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- la traçabilité des traitements,
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- la maîtrise des accès,
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- et une conformité continue au RGPD.
Adopter un logiciel RH conforme au RGPD, c’est à la fois réduire les risques juridiques et renforcer la confiance des collaborateurs.